תוכנות ניהול מסמכים

התוכנה פותחה במקור תחת הסיסמה "תנו לנו לפשט את העבודה." אבל כל מי המשויכים לאותו מסמך בשם 08:00 הועסק היום, ולהישאר בעניינים. תוכניות אינן חופשיות במהלך שעות העבודה. לפחות, רוב קיימים מוצרי תוכנה לעבודת ניהול מסמכים נעשו רק מבלבל ומסובך. הדבר היחיד להשיג מתכנתי הצלחה בתחום זה, ולכן מדובר תלות מוחלטת של המפעל מהפעלת התוכניות שלהם.

לדוגמה, לא מזמן הייתי עד דוחות חשבונאיים כי הם לא יכולים לחשב ולשחרר את האדם בחופשה. התנאים היו יותר ספציפיים, אבל בסופו של דבר זה היה כל בתוך קוד העבודה הקיימים. וזה הגורם חותך רק הכישלון היה חוסר היכולת של התכנית עובד עבור החישוב של חופשה לעכל המוצע על ידי המצב. איש מציע מספר אפשרויות סטנדרטיות, אך אלו שהשקיעו פונקציות פיננסיות יישומוני זמינה. במקרה זה, הסיבה העיקרית המוסתר ביותר הופיע רק לאחר שעובד עבר על העיקרון ומתעקש שלו. כתוצאה מכך, מה קורה? התוכנית אמורה לשפר את תהליכי הייצור, אך למעשה כופה עליהם את מגבלות נוספות.

או דוגמה מהחיים שלו. יש לי סוג של תחביב - תכנות בסביבת VBA. במשך יותר מתריסר נוצרו כמה שנים של עבודה במשרד מורכבת למדי "מופת" ועוד כמה קטנים יותר, שרק אחד מהם תפס במלואו, ואת אחד נדרש קצת עידון. יתר על כן, מבחינת תכנות זה היה בעצם די מאקרו מורכבות הפעלה ועיבוד כמויות גדולות של מידע. וכולם עבדו היטב. כמה זמן. אבל זה רק אמנות בצורה הטהורה היא לא כל כך כמעט החלימו. מאז החלת המוצלח האחרון של כזכור תוכנית שכתוב הטקסטים עשויים תחת VBA עבור Word ואת תוכנית לאיסוף דוחות חודשיים ב- Excel.

תצפיותיו וחוויות רעות אני יכול להציע כמה קריטריונים הנדרש לתכנית, וזה באמת מסוגל להירגע ולהיות שימושי במשרד:

• - אם התוצאה הסופית של התכנית היא מסמך, יש להנפיק אותו בפורמט נוח לעריכה ידנית. האם לא פשוט להדפיס, וקובץ נוח לשינויים. אם אז השינויים האלה צריכים להיכנס להיסטוריה, ולאחר מכן שמור את הקובץ הנוכחי עצם.

• - תוכנית שמצד אחד צריך להיות מסוגל לעשות במידע כל משתמש, ומצד שני נדרש יחידת הבקרה חמות לתקן טעויות מעגל מצומצם של מומחים

• יש לדרוש רק רשימות בעת ביצוע הנתונים המבצעים -. גם שום אסוציאציות לא צריכות להיות. כל תנועת החיסור בנוסף צריכה לעשות את התכנית. תן לאנשים את ההזדמנות כדי לספור את מספר השורות היסודיות ו 1 ב 10 אנשים יראו בסדר, ואחד שלו.

• - בעת ביצוע תוכנה אלה אמורים לספק הזדמנות לעזוב כמעט כל שדות ריקים למלא אותם עם היכולת להזיע. תחשוב מאה פעמים לפני לדרוש שדה מילוי חובה.

• - אוטומציה משולבת זמינה רק עבור הפעולות הפרימיטיביות ביותר. ומכיוון הכללים נוקש כמעט אף פעם לא יהיו קיימים עד כה רק צריך להפוך חלק בפעילות השגרתית ביותר. התכנית צריכה להיות כלי, אינו מהווה תחליף לקבלת המבצע.

אתה לא מאמין, אתה יכול לבדוק, אבל את הפריטים הנ"ל יהיו להתעלם מעובדת האוטומציה תגרום טחורים בירוקרטיים. אבל שניהם רוצים אושר אוטומטי אוניברסלי.