מערכת EDI - מסמך אלקטרוני. תיאור, הדרכה ומשוב

EDI (Electronic Data Interchange) בתרגום מאנגלית פירושו "חילופי נתונים אלקטרוניים". לפני כן הייתה בתכנית זו, יחסי מסחר יש כברת דרך ארוכה של פיתוח. כל חברה שיש לה החליטה להיענות בצורה כזאת של תיעוד העברה להיות מסוגל לעבוד עם כל חברי המערכת. לחייב התקנה בהכרח של שער EDI בארגון עבור תהליך כזה.

למה זה סוג של תקשורת?

מערכת EDI היא מסוגלת להחליף מידע אופי מסחרי (הזמנות, משלוחים, משלוח, וכן הלאה. ד). זה תורם את שיתוף הפעולה המהיר בין החברות בתחום יחסי מסחר. חילופי נתונים אלקטרוניים מתייחסים טכנולוגיות חדשניות.

היתרונות של EDI

מערכת הזמנות EDI יש מספר יתרונות:

• כל הפעולות מתבצעות ברמה אוטומטית, בלי עיכובים וטעויות, להבדיל הזנת מסמכים באופן ידני.
• שימוש נהלים אוטומטיים מגביר את המהירות ודיוק של איסוף הנתונים הדרושים מאפשר לחברות להתמקד בנושאים העיקריים ולא על סחבת.
• כל קמעונאי, חברת הספק או לוגיסטיקת הנושאת רק חיבור אחד. לפיכך, ניתן הזדמנות בלתי מוגבלת כדי לתקשר עם עלות מינימאלית לכל המשתתפים. אם זה לא לוקח בחשבון מערכות החשבונאות שלהם, במחזור של מסמכי טכנאי מוסמך.
• מערכת EDI יכול לפתור סכסוכים שבהם אחד מבני הזוג ממשיך לטעון שההזמנה נשלחה אליהם, והשני - כי לא מבין את זה. מצב זה נפוץ. במקרה זה, המערכת מתעדת את כל העסקאות ולהיות מסוגל לתת מידע מפורט על פעולה מסוימת עם תיעוד. זה תורם ההחלטה המהירה של הסכסוך.

המבטיח את האותנטיות של המסמכים?

EDI - מערכת חילופי נתונים אלקטרוניים. באירופה, התוכנה שלה היא הערובה לאמת כל המסמכים עוברים דרכו. זיוף אפשרי. אם רשויות המס מעוניינים בפרטים של דוחות מסוימים, כולל אינדיקציה מע"מ, כל הנתונים ניתן לחלץ מן המערכת של ארכיב אלקטרוני. זכות לנהל פעולות עם מסמכים אלקטרוניים ולא טופס נייר קבוע ברמת הרשות המחוקקת.

דוגמה של יעילות החישוב באמצעות EDI

מהי רמת היעילות של מערכת EDI? דוגמאות חישוב הן אישור המחשה.

קל לציין מה מספר הסכמים שונים בבורסה יש צורך להסיק מעורב במקרה מסוים:

• החישוב הבא חל במשך שישה משתתפים: N = 6 x (6-1) / 2 = 15.
• עבור 100 אנשים משתפים פעולה חישוב חל: N = 100 x (100-1) / 2 = 4450.

עם גידול במספר המשתתפים להגדיל את המספרים ומכופלים.

מספר המשתמשים הוא שווה למספר עסקות בבורסה, כל אחד מבני זוג פועל בהתאם לכללים אחידים ומייצר את חיבור פלטפורמה משותפת. בשנת ספקים אחרים שיטת חיבור זו היא בהחלט לא מעוניין. ספק EDI הוא אחראי על הכל בעצמו באמצעות תקני תקשורת מסוימים.

אנו להמשיך בניתוח של יעילות כלכלית. כבסיס אנחנו לוקחים את רשת ההפצה ששולח 4000 הזמנות לחודש. עיבוד להזמין מתקיים ביד במשך חצי שעה. מערכת האלקטרונית EDI היא מסוגלת לעשות את זה תוך חמש דקות. אם ארגון הסחר יש אלפי ספקים, אפילו חצי שעה של זמן נשמר על כל אחד מבני הזוג נותן תוצאה משמעותית.

מה משתמשים חושבים על מכשיר כגון מערכת EDI? מסמך אלקטרוני ביקורות שבחים. חברים טוענים שהפעולה של המעגל היא בהירות שונה ללא בעיות. ללא מערכת כזו תהיה קשה לנהל עסק בעולם העסקים של היום, שבו כל דקה חשובה.

ספקי EDI ברוסיה

לדוגמא, בצורה המסחרית של המערכת במדינתנו אפשרית בשל התקן החילוף מידע מקומי הקיים עבור רמה האלקטרונית EANCOM. כמו כן מפעיל מבנה מידע גלובלי, ספקי שירות מקומיים חברה, לוקח על הבטחת יישום כל החילופיים האלקטרוניים של פרויקטי תיעוד.

בשנת 2004 גישת הוועדה במכרז טכנולוגית ECR-רוס התקיימה, אשר הביאה את החברות שנבחרו שיש להם את הזכות להבטיח שירותים לחילופי האלקטרוני של מסמכים. הוועדה מתכוונת להגדיל את מספר ספקי הרף. הקריטריון העיקרי בבחירת טכנולוגיה הוא ניידות בשירות EDI, ואת המחיר של השירותים הניתנים למשתמשים.

המטרה העיקרית של ECR-רוס היא השימוש במערכת טכנולוגיית EDI לא רק בתחום של עסקים קטנים ובינוניים.

ועדה היא הסכם עם כל ספקי השירות, המאפשר ניטור ותמיכה של תקני איכות בסיסיות הוקמו על ידי ECR-רוס.

חובות ספקים

ספקי מערכות EDI נדרשים להגיש למיקור חוץ מבנה ה- IT משלה ולספק למשתמש גישה עיבוד, אשר יש רמה גבוהה של ביצועים ואמינות. שירותי מערכת יהיו זמינים בכל ימות השנה ובכל עת של היום.

בניגוד למבנה ה- IT של רוב החברות, מרכז העיבוד לספק אספקת חשמל רציפה עם חשמל, הגנה שכבתית מפני פריצה, מבטיחה את שלומם של המידע עבור כל תקלות. זמן עבורו את המסמך מועבר מנקודה אחת לאחרת, לא יעלה על 10 דקות.

הספק הנו אחראי על מהירות השירות מבטיח לשלוח הודעות וסמנו אותם בטעות. לפיכך ספקי תקשורת באמצעות האינטרנט, ואת המגע ישיר בין המשתמשים מובטחים על ידי הרשת עם פונקציה הנוספת (VAN).

בניגוד למודל מקומי באמצעות המערכת של האירופית

EDI - מערכת חילופי נתונים אלקטרוניים. כיצד הסכימה הזו רוסיה? השימוש EDI במדינה שלנו הוא שונה במהותו מן הדגמים האירופאים והאמריקאים. במדינות אלה, צורה הופיע בשנות ה -70 של המאה הקודמת, והוא מוטבע 20 שנה שלנו. לכן, ספקים להציע מערכות תקשורת שונות, אשר תלויים ברמת ה- IT בחברה, היקף מסמכים שהועברו וכלי תקשורת. זה מאפשר לכל חברה כדי לפתור את הבעיות שלהם בצורה הטובה ביותר. יש צורך לבצע את האינטגרציה של המערכת החשבונאית שלה, ולהיות הבעלים של ממשק האינטרנט, אשר יבטיח את חילופי מסמכים עם השותפים העסקיים שלך.

בעיות שונות ופתרונות שלהם דורשים רמות שונות של חיבור ושירות. ביצועים במדינה שלנו לשרת הוא חברות גדולות ושותפים קטנים - ספקים ולקוחות.

בתחילה, חלק מחברות עם מחזור גדול, ולכן מעוניין בשיתוף פעולה עם ספקית EDI, כדי להציע לו את עסקות תשלום הנגדי שלהם על חשבונם, או להכניס תשלום חודשי נמוך עבור שימוש ברשת.

דרישות בסיסיות עבור ספקי שירות

דרישות הלקוח שלהם נקבעו בהסכם בכתב. זה מציין את משך הפעלת השירות, התמיכה, בתגובה לבקשת לקוח, לפתור. קבוע ונקודות חשובות אחרות.

בדרך כלל, ספקים מציעים מגוון רחב של דיאגרמות חיבור למערכת, כמו גם שיעורים שונים, אשר מבוססים על רמת שירות ברשת.

דרישות לקוח יכולות להיות הרבה יותר רחבות מאשר עיקר ההוראות הוקמו על ידי ECR-רוס.

לדוגמא, עבור חברות גדולות צריכים משך ערבות של עיבוד ומסירה של הודעות, נאמדות לא דקות, ושניות. ההנחה היא כי הודעה אחת תישלח לכל היותר 10-20 שניות.

דרישות בסיסיות עבור ספקי שירות כוללות:

• תמיכה בכל סוגי השידור;
• עלות כוללת של בעלות;
• אבטחה בעת חיבור;
• יכולת פעולה הדדית עם שותפים;
• קלות התקנה ותצורה;
• שידור ביקורת של מסמכים באמצעות הרשת;
• תרגום של מסמך מפורמט אחד למשנהו;
• חיבור מהיר של השותפים העסקיים של הלקוח;
• לוקליזציה ופיתוח תוכנת EDI;
• שירותי ייעוץ, הדרכה, פיתוח של פתרונות במערכת;
• תמיכה טכנית למשתמשים.

מידת הסיכון בעת השימוש במערכת

גם אם קיים ספק אמין בתחום שירותי EDI, ייתכנו כמה שינויים פנימיים. לדוגמא, חברות רוסיות רבות להשתמש בקודים פנימיים, מבלי להזדקק השימוש בקוד GLN.

לפני השימוש EDI כדי להשיג את הקודים הללו ולהכניס אותם לתוך המערכת. הסיכון של יישום EDI תלוי ברמת ה- IT. כאשר איום אוטומציה עלוב יבוא מן עדר מערכת חשבונאית נאותה.

סיכוני קמעונאים חברות גדולות הקשורות בשוק EDI מפותח. מכשול להתפתחות הוא החוק, למרות שהחוק נחקק על החתימה האלקטרונית. חברות לעשות עסקים ברוסיה מחויבים ארכיון כל המסמכים להורג על הנייר. שותפים של האזורים חוששים בצורה האלקטרונית של לעשות דברים, ולדחות אותו, מבלי להיות כפוף הקמעונאית.

עלות EDI

לגבי העלות, מערכת EDI לא יכולה להיות עבור משתמשי כביש, כפי שנועדה לייעל עלויות לוגיסטיקה. עם זאת, עבור חברות קטנות, ואת הטכנולוגיה הזו אולי נראית כבדה מדי, אם הם לא רגילים לזה שיתוף פעולה, העסק שלהם אינו שונה מבאגים. אין זה סביר כי חברות כאלה יקבלו קצבאות בעת השימוש במערכת חילופי רשומות אלקטרוניות.

מה כלול התשתית?

תשתיות כולל חיוג, קווי כבלים, רשתות. אינטרנט בפיתוח e-ההיקף מציע מגוון רחב של רשתות פתוחות (BITNET, et al.) ורשתות התוך מתמחה (EDI-Express ג'נרל אלקטריק, רשת חילופי מידע IBM). היה ברשתות עמוד השדרה הרווחת כי נבדלים מהירות וגובה.

סכימת השידור

מועבר באמצעות חיבורי דואר אלקטרוני, Telnet ו- HTTP. הפרוטוקולים הנפוצים האחרים הם SMTP, POP3 (ISP), IMAP, HTML.

מערכת ניהול מסמכים EDI יכול לספק העסקה ללא שימוש בפרוטוקולים קונבנציונליים. במדינות אירופה, באמצעות קשרים ישירים הפך ה- VPN (הרשת של פרטיים הווירטואליים), FTP (פרוטוקול העברת קבצים) ו EDIINT (EDI באינטרנט), כמו גם רשת עם (רשתות ערך מוסף) נוספים ושירותי טנדרים.

שני תקנים גם נקבעים: AS1, המאפשר לך להעביר EDI-מסמכים באמצעות פרוטוקול ה- SMTP (דואר אלקטרוני), AS2 תקן להעברת מעל HTTP.

העקרונות הבסיסיים של השימוש במערכות EDI באמצעות סטנדרטי AS1 ו AS2 באינטרנט:

• סודיות של מידע על ידי אנשים בלתי מורשים - גישה למסמכים רק אל השולח והנמען;
• אבטחת אימות - אימות ע"י אימות החתימה האלקטרונית;
• את הדיוק של המסמכים - חוסר היכולת לשנות את התוכן שלה ללא השתתפות של המוטב;
• דיווח יעיל - ללא התנערות של ההודעה שהתקבלה.

יסודות XML

ההתפתחות המהירה של רשת האינטרנט מעורבת מספר הולך וגדל של משתמשים. דרישות לחילופי תיעוד דרך האינטרנט גדלו. פרוטוקול HTML חדל לענות על הצרכים של רבים מהמשתתפים.

כפי שזה בוצע הרפורמה של המערכת? EDI XML אושר בתחילת 1998, ארגון W3C הבינלאומי כפי המפרט החדש.

XML (Extensible Markup Language) היה הבסיס ליצירת שפות חדשות. היה גם הרבה שרתי אינטרנט העושים שימוש בטכנולוגיית XML לארגן את המידע השמור בהם.

שימוש ב- XML, אתה יכול לתת תיאור של מעמד שלם של אובייקטי נתונים, אשר נקראים מסמכים, התמקד באזור נושא מסוים. המערכת מאפשרת לקבוע אם תגי חיוג והתכונות שלהם תקפים.

XML אפשרה לצייר על השוק האלקטרוני של לקוחות עסקיים קטנים ובינוניים. מערכות EDI הקיים בעולם המודרני, הם יקרים (מ 10 000 כדי 100 000 אלף דולר ארה"ב). חברות קטנות רבות הן פשוט לא סבירות.

מצגת ותקנים

רמה זו כוללת הגדרת מבנה נתונים באמצעות תחביר וסמנטיקה. שאלה חשובה - יצירת סטנדרטים עבור נתוני מבנה באמצעות סטנדרטים ידועים, ANSI X.12, בשימוש בארצות הברית, UNECE EDIFACT, השתמשה באירופה ובאסיה.