טבלת סיכום Excel: כיצד ליצור ולעבוד? עבודה עם Excel PivotTables

משתמשים משרדים רבים לעתים קרובות להתמודד עם מספר אתגרים כאשר מנסים ליצור ולערוך כל מסמכי Office. לעתים קרובות זהו בשל העובדה כי חברות להשתמש בכמה תוכנות משרדיות, העקרונות אשר יכולים להשתנות במידה ניכרת. במיוחד הרבה צרות יכול ליצור PivotTables Excel.

למרבה המזל, יחסית לאחרונה יצאתי MS Office 2010-2013, אשר לא כולל רק מספר תוכנות מעודכנות עבור קבצי טקסט עיבוד, גיליונות אלקטרוניים, מסדי נתונים ומצגות, אלא גם מאפשר לך לעבוד עם אותם בו-זמנית מספר עובדים בסביבה ארגונית הוא לא יסולא בפז.

למה את הגרסה החדשה?

כדי להבין שאלה זו, אתה צריך לחשוב על כל השינויים המשמעותיים ביותר שהתרחשו עם חבילת Office זו.

כמו בעבר, זה אקסל הוא הדרישה השנייה עבור תכנית שלא רק מאפשרת לך ליצור טבלאות פשוטות, אבל אפילו ליצור מסד נתונים מורכבים למדי. כמו עם הרכיבים האחרים, זה נוסף כפתור "משרד", לחיצה על אשר אתה יכול לשמור את המסמך בפורמט הרצוי, השינוי או לציין את האמצעים הנדרשים להגנה שלה. זה שודרג המודול האבטחה משמעותי של המסמך.

באשר לשינויים משמעותיים ביותר ל- Excel, יצוין תיקון שגיאות מרובות בנוסחאות, בגלל מה הגרסאות הקודמות קרובות הופיעו טעויות חמורות למדי בחישובים.

זה חייב להיות אמר כי הגרסה החדשה של החבילה - זה לא רק אוסף של תוכנות משרדיות, אלא גם כלי רב עצמה, מתאים לפתור אפילו את המשימות המורכבות ביותר. כפי שניתן להבין אותנו היום ייחשב טבלת ציר אקסל.

מה זה ועל מה זה מתאים?

השינוי המשמעותי ביותר בגרסה החדשה של "משרד" הוא הממשק שלהם במלואו perekroenny, אשר כבר קרא יוצרי Ribbon (הסרט). הקלטות כל 1500 פקודות מקובצים בנוחות לפי קטגוריות, כך לא יהיה לך זמן כדי למצוא אותם. כדי לציית באופן מלא עם פרמטרים אלה, המפתחים הוסיפו אקסל גם השתפר PivotTable.

היום אנו רואים Excel «for Dummies ". טבלאות סיכום - כלי מיוחד, שבו התוצאות של תהליך מקובץ בבירור. במילים פשוטות, הם יכולים לשמש כדי לראות כמה מאותם או מוצרים אחרים נמכרו כל המוכר למשמרתו. בנוסף, הם משמשים במקרים שבהם יש צורך:

• כן חישובים אנליטיים לכתיבת דו"ח סופי.
• חישוב המדד מדי שלהם בנפרד.
• תוצרת קיבוץ לפי סוג הנתונים.
• כדי לסנן ניתוח מעמיק של הנתונים.

במאמר זה נבחן דרכים פשוטות כדי ליצור אותם. תלמד איך Excel Pivot טבלה עוזרת ליצור ולנתח סדרת זמן, ליצור לנתח תחזית מפורטת.

צור את המסמך הרצוי

אז איך ליצור טבלת ציר ב- Excel? ראשית, עליך ליצור מסמך פשוט שבו אנחנו עושים את הנתונים לניתוח מאוחר יותר. טור אחד צריך להסביר פרמטר אחד. קח דוגמא פשוטה:

• זמן מכירה.
• מוצרים שנמכרו.
• העלות הכוללת של מכירות.

לפיכך, בין כל הפרמטרים שנוצרו בכל עמודת קישור: מניח כי נעליים נמכרו עד 9 בבוקר, הרווח עשה n-רובל.

שולחנות עיצוב

לאחר הכנת כל המידע המקורי, לשים את הסמן בתא הראשון של הטור הראשון, פתח את הכרטיסייה "הוסף" ולאחר מכן לחץ על "טבלת הסיכום" כפתור. מייד תראה תיבת דו-שיח שבה אתה יכול לעשות את הפעולות הבאות:

• אם אתה מיד ללחוץ על כפתור "אישור", ואז Excel PivotTables יוצג מיד על דף נפרד.
• לבצע התאמה אישית מלא הפרשה.

במקרה האחרון, המפתחים לתת לנו את ההזדמנות כדי לקבוע את טווח התאים אשר יוצג המידע המבוקש. אחרי זה, המשתמש חייב לקבוע היכן השולחן החדש נוצר במיוחד, קיים או חדש שנוצרו על הסדין. בלחיצה על "אישור", תוכלו מיד לראות הקדמי של שולחן מוכן. בשלב יצירת טבלאות ציר ב- Excel הושלמה למעשה.

בצד ימין של אזורים הממוקמים גיליון, שאיתם תוכלו לעבוד. פילדס ניתן לגרור ולשחרר אזורים נפרדים, שלאחריו הנתונים הם יוצגו בטבלה. בהתאם לכך, טבלת הצירים עצמו ימוקם בצד שמאל של סביבת העבודה.

החזקת תוך כדי לחיצה על כפתור העכבר השמאלי, את "המוצר", שולח אותו לתוך "בשורת הכותרת", ולחץ על "סכום של מכירות" באותו קדימה בדרך של "ערך" (בצד שמאל של הגיליון). ככה אתה יכול לקבל את כמות המכירות לתקופה נתחה כולו.

יצירת קיבוץ סדרת זמן

כדי לנתח את המכירות על פרק זמן מסוים, אתה חייב להכניס את הסעיפים הרלוונטיים בטבלה עצמה. לשם כך עליך להיכנס הגיליון "נתונים" ולאחר מכן הכנס שלוש עמודה חדשה מייד לאחר המועד. בחר את העמודה עם השם של המוצר, ולאחר מכן ללחוץ על כפתור "הוספה".

חשוב מאוד, כך שכל העמודות חדשות שנוצרו היו בתוך לשולחן קיים עם נתוני המקור. במקרה זה, יצירת טבלאות ציר ב- Excel שוב להידרש. אתה פשוט תוסיף שדות חדשים את הנתונים הרצויים.

הנוסחה המשמשת

לדוגמא, העמודות החדשות שנוצרו יכולות להיקרא "השינה", "החודש", "חודשים-שנה." כדי לקבל את הנתונים אנו מעוניינים שכל אחד מהם יצטרך לרשום נוסחה נפרדת לחישוב:

• את "השנתי" להכניס את הנוסחה של הטופס: "= YEAR" (בהתייחסו תאריך).
• חודש חייב להיות בתוספת הביטוי: "= חודש" (גם בהתייחס למועד).
• בעמודה השלישית של הטופס אנו להכניס את הנוסחה "= CONCATENATE" (בהתייחסו שנה וחודש).

בהתאם לכך, אנו מוצאים שלוש עמודות עם כל הנתונים המקוריים. עכשיו לכו לתפריט "סיכום", לחץ על כל חלל ריק בטבלה על הכפתור הימני של העכבר, ולאחר מכן פתחו את תפריט ההקשר לבחור בפריט "עדכן". שימו לב! בזהירות לכתוב נוסחאות ב- Excel PivotTables, כמו כל טעות יוביל טעויות החיזוי.

איך לנהל ניתוח מכירות נתונים?

שוב אנו לוחצים על כפתור העכבר השמאלי לחץ על "השנה", ולאחר מכן לגרור אותו לתוך "שם העמודה", ולאחר מכן מתחילים בטבלת הסיכום מציגה את התוצאות של סוג מסוים של מכירות מוצר בכל השנה. ואם אתה רוצה רק לנתח מכירות חודשיות? בדומה לכך, אנו לוחצים על LMB "החודש", גרירתו תחת העמודה השנתית.

כדי לקבל דינמיקה חזותית של שינויים חודשיים במכירות לאורך השנים, את "החודש" לגרור ישירות בעמודה השנתית, בעבר עבר ב "שם העמודה". לאחר השלמת שלב זה, תראה טבלה במצגת הבאה:

• כמות המכירות של מוצר מסוים במשך השנה כולה.
• הדינמיקה של מכירות של כל אחד מהם לאורך השנים.

הסר את הנתונים של ההנפקה

תניח כי הנושא, אנחנו צריכים להסיר את נתוני אוקטובר, כך שאין לנו נתונים סטטיסטיים מקיפים על זה. טבלת הסיכום מחפשת "מסנן דווח", ולאחר מכן לגרור אותו אל "שנת - החודש".

מסנן מופיע מעל השולחן שבו אתה רוצה לשים את התיבה לצד "בחר פריטים מרובים." לאחר מכן, ברשימה שמופיעה, בטל באוקטובר ולאחר מכן לחץ על "אישור".

לכן, אתה יכול להוסיף ולהסיר מן האלמנטים המסננים, ויצרת דחופים באמת ואתה צריך בדיקות. התוכנית מחשבת באופן אוטומטי את הנתונים עבור החודשים בהם אתם מעוניינים, ברור המשקף את הדינמיקה של אינדיקטורים לשינוי.

אנו מצפים תחזיות

נסו לחזות את התוצאות של מכירות מזה זמן לבוא. כדי לעשות זאת, אתה צריך להשבית את התוצאות משותפות מראש כי הם לא עשו טעות בתחזית שנוצרה.

כדי לעשות זאת, לשים את הסמן "סה"כ גרנד", ואז ללחוץ על הכפתור "הסר את הסכום הכולל." מכאן ואילך, העדכון האוטומטי של שיטת PivotTables Excel תארה מעלינו (לחץ על הכפתור הימני של העכבר, בחר "עדכון").

כתוצאה מכך, הנתונים הללו אובדים מן טבלת הסיכום שלנו. כדי לבנות ייצוג חזותי של תחזיות על מכירות, לשים את סמן השנה, אשר מתכננות לעשות התחלה, ולאחר מכן אנו לוחצים על לחצן העכבר שמאלי על הכפתור "מודל חיזוי לוח זמנים."

אחרי זה יש גרף יפה ואינפורמטיבי מוצג בצורה ויזואלית את התוצאות הצפויות של פעילות צרכן על חיזוי מעניין. זה יחסוך אנרגיה ולחסוך כסף שניתן להוציא על רכישת טובין היא באמת הכרחית.

אנו משתמשים במקורות מידע אחרים ליצירת תצוגת PivotTable

הגיע הזמן לשקול יותר מורכבים שיעורים Excel. טבלת הסיכום ניתן ליצור על בסיס מסמכים שנערכו על ידי משתמשים אחרים.

זה יעזור לנו לתפקד "מיזוג". תכנית זו מאפשרת לך לשלב את הטקסט אוטומטי של מסמך ואת הכתובה ההכרחית, שם או מידע נחוץ אחר כדי ליצור תחזיות אישית שבמקרה הזה נדרש.

למזג פונקציה בגרסאות מאוחרות יותר של "המשרד" לא השתנה הרבה בהשוואה ל- Office 2003. שאילתות מסד זאת כדי לבחור את מקור הנתונים יכול להתבצע עם השימוש ב- Microsoft Query. כדי לקבל את הגיליון האלקטרוני Excel נתוני סיכום, אתה חייב להיות שני אובייקטים:

• המסמך העיקרי מכיל את המידע הדרוש לך, כמו גם שדה המציין תוכנית Excel, הנתונים כדי להיות מוכנס לתוך המסמך. הטבלה הראשית היא מסמך סטנדרטי, גיליון אלקטרוני, אבל אתה חייב לציין את המזג-שיח (עוזר מיזוג דואר), מה זה אמור לשמש כאיש קשר הראשי.
• מקור הנתונים מכיל את המידע דרוש לצורך הכנת התחזית. אתה יכול ליצור טבלה חדשה באופן שציינו לעיל.

כאשר התהליך של יצירת מסמכי סיכום, התכנית יוצרת עותק אחד עבור כל הרשומות הכלולות בקובץ מקור נתונים. קבצים אלו יכולים להיות מוצגים בסעיף נפרד של המסמך החדש, או משמשים מחיצה של טבלת הצירים.

צריך רק ללחוץ על השדה הרצוי של לחצן העכבר השמאלי שלך, ואתה יכול לראות את מקור הנתונים במקום את שמות שדות המופיעים במסמך הראשי. יכול להיות מוכנס פילדס בכל מקום במסמך.

קטגוריות משומשות

כמו כן ניתן להשתמש ASK הקטגוריה, שפירושו "לחפש" ו FILLIN מה זה אומר "למלא" את הבאה NEXTIF, אחר. אתה יכול גם לכוון את הפרמטרים של נקודות התחזית שיוצגו בטבלה הסופית. מצא הרשומה הרצויה אפשרית באמצעות פילטר מיוחד או פשוט על ידי למיין את הנתונים, כפי שאמרנו לעיל.

כאשר אתה מוכן ליצור מסמך אב, מיזוג בתיבת הדו-שיח מאפשרת למשתמש לזהות ולתקן כמה טעויות לפני שהם קורים. כשהכל מסומן, אתה יכול ללחוץ על הכפתור בבטחה "מיזוג". אם, לעומת זאת, המיזוג אמורה להתבצע באמצעות דואר אלקטרוני, תתבקש להתקין את תוכנת הדואר (אם לא כבר מותקן).

במקרה שבו יש כל טעות, הוא נמצא בתהליך של שיחות מיזוג על שדה שצוין שגוי במסמך אחר, או להשתמש בנתונים הם תמיכה בפורמט. לכן, הליך זה צריך להיבדק שוב.

באופן כללי, אקסל (עבודה עם PivotTables שבו שראינו) מאפשרת לא רק ניתוח מורכב יחסית של כוח הקנייה, אלא גם ליצור אותם על בסיס התחזיות.